규정 및 지침
2011-03-28 12:04
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주교회의 문서고 운영 규정(주교회의 2005년 춘계 정기총회 승인)

주교회의 문서고 운영 규정
(주교회의 2005년 춘계 정기총회 승인)


제1절 문서고의 설치

제1조(이 름) 이 문서고의 이름은 ‘한국 천주교 주교회의 문서고’(이하 ‘문서고’로 줄여 쓴다.)로 한다.
제2조(소 속) 문서고는 한국 천주교 주교회의 사무처 안에 둔다.
제3조(목 적) 문서고를 설치하여 운영하는 목적은 다음과 같다.
① 문서와 자료(이하 ‘자료’로 줄여 쓴다.)를 수집하여 보전한다.
② 자료를 체계적으로 관리하여 활용하기 쉽게 한다.
③ 필요한 경우 자료에 접근하는 것을 제한함으로써 자료의 오용과 남용을 막는다.
제4조(정 의) 이 운영 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.
① ‘자료’는 주교회의 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 시청각물, 전자 문서 등의 자료들을 뜻한다.
② ‘문서고’는 자료를 수집, 관리, 보전하는 곳으로, 교회 공동체의 기억의 장이며, 새로운 복음화를 위한 문화의 보고이다. 문헌과 문서고 자체가 교회를 위한 문화재이다.
제5조(문서고 운영의 책임)
① 주교회의는 주교회의 사무처장 책임 아래 문서고에 적절한 시설을 갖추어 이를 효율적으로 운영하여야 한다.
② 주교회의는 필요할 경우 비밀 문서고를 따로 설치할 수 있다.
③ 주교회의 사무처장은 주교회의와 주교회의 산하 기구들의 모든 자료를 수집, 정리하고, 이를 문서고에 보관한다.
④ 주교회의 문화위원회를 비롯한 주교회의 모든 산하 기구들의 책임자는 관련 자료들의 수집과 보관에 적극 협력한다.
제6조(문서고 운영 특별위원회) 문서고 운영에 관한 전문가들과 소장 자료 관계자들로 특별위원회를 구성하여 문서고 운영 전반에 관한 자문을 구한다.


제2절 일반 사항

제7조(자료의 분류) 자료는 보관상 특성에 따라 다음과 같이 분류하여 관리한다.
1. 문서(회의록 포함)와 문헌
2. 교회의 재산관리 기록(도면류 포함)
3. 비밀 자료(교회법 제489조 1항, 제490조 참조)
4. 교회 단체의 활동 기록 자료
5. 위 1-4호의 시청각 자료와 전산 자료
6. 한국천주교중앙협의회 발행 도서(성서, 전례서, 교회법, 교리서 등)
제8조(문서고의 설치) 문서고에는 자료의 보관 장소와 열람 장소를 따로 둔다.
제9조(문서고 보안) 문서고는 잠겨 있어야 하고, 그 열쇠는 주교회의 사무처장의 책임 하에 문서고 담당자가 관리한다(교회법 제487조 1항 참조).
제10조(문서고 관리) 문서고는 전통적 방식과 최신 기술(목록 검색 프로그램, 스캐너를 이용한 복제, 인터넷 등)을 응용하여 관리한다.
제11조(회의 자료 관리) 지속적인 정례회의의 기록이나 결정 문서는 일회적인 개별 회의 자료와 구별하여 취급한다.
제12조(사건 일지 기록) 주요 사건들은 일지로 작성하여 관련 자료와 함께 보관한다.


제3절 자료의 수집

제13조(자료의 수집)
① 자료 수집을 원활하게 하기 위하여 국내나 국제 문서고 협회 등에 가입한다.
② 흩어져 있는 자료들을 모으는 일에 힘쓴다.
③ 사라져 가는 교회 전통과 교회 활동에 관한 자료들을 특별한 관심을 가지고 수집한다.
제14조(자료 접수) 주교회의와 주교회의 산하 기구에서 만든 자료 중 아래 제17조에 따라 영구와 준영구로 분류된 원본 자료들은 보존 기간의 기산일부터 2년 이내에 접수하여 문서고에 보존해야 한다.
제15조(특수 자료) 역사적 상황 때문에 다른 장소로 분산된 자료들, 특히 교회 공동체의 역사에 관한 자료일 때에는 반환 협정을 체결하거나, 보존 매체(마이크로필름, 광디스크, 이미지 등)로 자료를 복제, 복원한다.
제16조(지도 협력) 한국 교회 관련 고문서의 수집과 정리는 주교회의 문화위원회의 지도를 받아 수행하고, 그 보존과 관리는 주교회의 문서고에서 한다.


제4절 자료의 보존

제17조(자료의 분류와 보존) 자료는 그 형태와 내용에 따라 분류와 보존 방식을 따로 정한다.
제18조(자료 보존 기간) ① 자료는 영구, 준영구 2종으로 구분한다.
② 자료 보존 기간의 책정 기준은 별첨 1에 따른다.
③ 보존 기간의 기산일은 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음 해 1월 1일로 한다.
제19조(자료의 보존 장소) ① 보존 기간이 준영구 이상인 모든 자료는 문서고에 접수하여 보존한다.
② 영구 또는 준영구에 해당하지 않는 자료는 그 보존 기간이 종료할 때까지 해당 부서에서 보존한다.
③ 비밀 자료들은 비밀 문서고나, 일반 문서고의 고정 금고에 안전하게 보관한다(교회법 제489조 1항 참조).
제20조(비밀 자료의 보존) ① 비밀 자료는 제18조의 보존 기간별 분류기준을 참고하여 보존 기간과 비밀 보호 기간을 정해야 한다.
② 보존 기간과 비밀 보호 기간이 정해진 자료는 건별로 봉투에 넣어 봉인하고 이를 봉투의 접합 부분에 봉인 표지를 부착한 상태로 관리하여야 한다.
③ 비밀 자료는 다음과 같은 경우 일반 문서로 재분류할 수 있다.
1. 생산 기관이나 부서와 협의하여 일반문서로 위임된 경우
2. 비밀 보호 기간이 만료된 경우
3. 생산 후 50년이 경과한 경우(관련 인물이 생존한 경우는 예외)
제21조(복제와 이중 보존) ① 준영구 보존 이상 등급에서 중요 자료는 보존 매체(마이크로필름이나 광디스크, 이미지 등)로 복제하여 보존한다.
② 영구 보존 자료 중 특히 중요한 자료들의 사본은 제3의 장소에 분산 보관한다.
제22조(자료의 폐기) 자료의 폐기는 다음과 같이 한다.
① 자료는 보존 기간이 경과하면 주교회의 사무처장이 폐기한다.
② 준영구 보존 자료는 적어도 10년이 지난 후 주교회의 사무처장이 보존 가치를 부인하는 경우에만 폐기할 수 있다.
③ 영구, 준영구 보존 자료를 제외하고는, 제18조에서 정한 규정에 따라 보존매체에 수록된 후에는 해당 자료의 보존 기간에도 폐기할 수 있다.


제5절 문서고의 활용

제23조(자료 목록의 작성)
① 열람과 활용을 위하여 모든 문서고 자료의 목록을 작성한다. 특히, 전국적으로 분산된 자료는 교구, 단체, 개인이 소장한 한국교회사 사료, 자료, 유물 등의 총괄적인 목록화 작업을 해야 한다(교회법 제486조 3항, 제491조 1항 참조).
② 목록은 가장 현대적인 방법으로 작성하여 여러 문서고의 자료를 통합 검색할 수 있는 방법을 강구한다.
제24조(자료의 열람) ① 주교회의 사무처장이 제한한 특별한 자료를 제외한 문서고의 모든 자료는 공개함을 원칙으로 한다(교회법 제487조 1항 참조).
② 자료의 열람은 열람실 내로 제한된다.
제25조(자료의 반출) 참고 자료를 제외한 문서고의 자료들은 주교회의 사무처장이 동의할 때에만 문서고에서 자료들을 반출할 수 있으나, 그 기간은 1회당 4주를 넘지 못한다(교회법 제488조 참조).
제26조(비밀 자료) 비밀 자료는 다음과 같이 관리한다(교회법 제490조 참조).
① 비밀 자료는 별도의 고정 금고에 보관하고 주교회의 사무처장이 금고의 열쇠를 보관한다.
② 주교회의 사무처장이 공석인 경우 비밀 금고의 열쇠는 주교회의 의장 주교가 보관한다.
③ 비밀 자료는 인출하지 못한다.
④ 비밀 자료의 열람은 소정의 신청 양식에 따라 미리 승인을 받아야 한다.
제27조(열람의 제한) 개인에 관한 자료나 연속성을 가진 업무 중 종결되지 않은 비밀 자료의 열람은 주교회의 상임위원회의 승인이 있을 경우로 제한한다.


제6절 운영 기록과 보고

제28조(운영 기록) 문서고 운영에 관한 기록을 업무 일지, 열람 대장, 인출 대장 등에 남겨야 한다.
제29조(업무 보고) 문서고 담당자는 이 규정에 따라 각종 자료를 정리하여 보존하고, 해마다 1회 이상 그 결과를 관련 국장을 통해 주교회의 사무처장에 보고하여야 하며, 주요 업무는 수시로 보고한다.


제7절 문서고 담당 직원 양성

제30조(문서고 담당 직원 양성) 문서고 담당 직원은 소장된 자료의 보전, 새 자료의 수집, 수집 자료의 정리, 문서고 운영 계획 수립 등을 위하여 전문적인 역량을 갖출 수 있는 적절한 교육을 받아야 한다.


부 칙

제1조(기타 규정) 이 규정에 정하지 않은 사항은 교회법과 관례를 따른다.
제2조(시행과 개정) 이 규정은 주교회의가 승인한 날부터 시행하며, 주교회의는 언제든 이를 개정할 수 있다.


<별첨 1>

보존 기간 분류표

영 구

제7조 자료의 분류에서 1, 2, 3, 5, 6호에 해당되는 중요 자료.

준영구

교회 단체 활동 기록 자료