사목 문서 양식
2013-09-04 15:58
7889
사무처장회의(2005-2013년) 결정과 그와 관련된 회의 결과 요약

사무처장회의(2005-2013년) 결정과 그와 관련된 회의 결과 요약


1. 교구 수발 문서의 처리와 보관

1) 재무 관련 문서는 중요도가 크므로 교구장의 확인이 필요하며 다른 문서와 마찬가지로 사무처장의 결재가 반드시 필요하다. 이 문제는 돈이 지출되는 문제와는 다르다. 재무와 관련한 문서는 구분하여 관리하고 있으나, 발송 문서는 사무처가 처리한다. 각 국별로 보관된 문서는 연말에 사무처로 일괄 이관된다(사무처장회의 2006.8.17.; 2013.8.14.).
2) 독일교구연합회문서관리국에서 보내오는 ‘교단 탈퇴 증명서’(예전에는 ‘배교 통지서’)를 주교회의 사무처가 해당 교구로 전달하고 있는데, 교구에서는 증명서만으로 대상자를 찾는 것이 쉽지 않고, 찾더라도 동명이인인 경우 주민등록번호 등이 나오지 않기에 그 사람을 확인할 길이 없고, 찾는다 하더라도 배교자라 하여 세례성사대장을 삭제할 수 있는 건 아니므로 교구 방침에 따라서 처리한다(사무처장회의 2013.8.14.).
3) 교구에서 접수한 공식적인 문서는 교구 사무처에서 보관한다. 모든 문서는 교구 사무처를 통하여 보관과 관리가 이루어져야 한다(사무처장회의 2013.8.14.).


2. 세례성사 증명서 발급

세례성사 증명서는 타 교구 본당에서도 발급할 수 있다. 세례성사대장 재작성과 교적 재작성을 교구와 관계없이 청원지 본당에서 주임신부의 책임 아래 시행할 수 있으나, 세례성사 증명서를 발급할 때 세례지 본당에 발급한 문서의 종류와 용도, 발급 교구와 본당과 책임자, 발급 일자 등이 기록되는 문서발급대장을 유지한다(주교회의 2010년 춘계 정기총회).


3. 교적의 정리와 처리

1) 본당 외 기관 세례 신자들의 교적 정리
본당 외 기관 세례 신자들의 교적은 성사(예식)가 주어진 장소의 본당 사제의 책임 아래 그 본당의 세례성사대장(혼인성사대장)에 기록되어야 한다(사무처장회의 2013.1.14.)
2) 이중 교적의 처리
통합양업시스템에 있는 정합 서비스를 통하여 교구 내 혹은 타 교구에 ‘이중 교적’이 있는지 확인하고, 이중 교적이 있는 본당 사무장과 통화하여 실거주 본당의 교적은 남겨두고, 이중으로 작성된 다른 교적은 삭제하여 이중 교적과 거주미상자를 정리한다. 이중 교적을 확인하려면, 이름으로 검색한 다음 주민등록번호를 기준으로 정렬하여 세례명과 주민등록번호를 고려하여 판단하되 세대주와 세대원 개인별로 이름을 모두 검색해야 한다(사무처장회의 2012.1.12.).
3) 군인 영세자 교적의 처리
군 영세자가 전역할 경우, 군종교구에서는 영세자의 세례 당시 기재 서류에 따라 전역일에 자동적으로 주소지 관할 본당으로 통합양업시스템을 통하여 전역통지서를 보내며, 통지서를 수신한 본당에서는 이를 토대로 교적을 생성한다. 세례 통지를 받은 본당은 관할구역이 아니더라도 본당에서 해당 본당으로 다시 처리한다. 각 교구에서는 통합양업시스템에 정확한 본당별 관할구역 자료를 등록해야 한다. 기존의 군인 영세자 성사 사실 통지 방식에서 발생하는 여러 문제점에 대해서는 각 교구에서 시행하고 있는 거주미상자 처리 방식을 따른다(사무처장회의 2009.1.8.; 사목국장회의 2013.1. 22-23.; 사무처장회의 2013.8.14.).


4. 사목 문서 보관 방식

1) 세례대장 등 사목 문서들을 영구 보존하는 문제와 관련하여 컴퓨터 데이터와 종이 문서로 보관할 경우 각각 파일 오류와 변질의 우려가 있으므로 광디스크 또는 마이크로 필름 등 자료 소실을 방지할 수 있는 수단을 강구하도록 한다(사무처장회의 2005.8.23.).
2) 자료 입력이 제대로 되어 있는지 확인하려면, 수기 문서와 초기 전자 문서 원본화를 정해야 한다(사무처장회의 2005.8.23.).
3) 수기 문서 보관과 전자문서 원본화 병행 문제, 그리고 전자문서로 보관할 때 문서 위조 문제와 관련해 수기문서 보관은 각 교구장의 권한이며, 현재 서울대교구에서는 성사 문서까지도 양업 프로그램에 들어 있는 전자문서를 원본 문서로 인정하고 있으며, 전자문서는 PDF파일로 변환하여 보관하므로 파일 자체의 변조는 크게 우려하지 않아도 된다(사무처장회의 2006.8.17.).
4) 세례성사대장이나 혼인성사대장을 장기적으로 보관할 필요성이 있으며 세례성사대장에 이어 혼인성사대장도 인쇄하였다(주교회의 상임위원회 2013.2.18.).


5. 개명 시 성사대장 등의 처리

1) 개명의 경우는 성사 받을 당시의 기록을 토대로 제반 서류들이 기록되어 왔고, 이를 소급하여 변경하기는 곤란하므로, 성사 대장을 비롯한 기존의 문서에는 개명된 이름을 추가 기재하고 추가 기재된 일시와 그 근거를 기록한다(사무처장회의 2010.8.10.).
2) 견진성사 시 예외적으로 사목적 이유에서 세례명 변경을 허용할 경우, 개명 처리와 같이, 성사 대장을 비롯한 기존의 문서에는 변경된 세례명을 추가 기재하고 추가 기재된 일시와 그 근거를 기록한다.
3) 성사 대장 수정 시 처리 기준은 1, 2항과 같이 성사 받을 당시의 기록을 토대로 제반 서류들이 기록되어 왔고, 이를 소급하여 변경하기는 곤란하므로, 성사 대장을 비롯한 기존의 문서에 변경 사항을 추가 기재하고 추가 기재된 일시와 그 근거를 기록한다.


6. 통합 양업 시스템의 사용

* 통합양업시스템 사용과 관련한 교구의 요구 사항은 전국전산담당사제회의에서 논의하여 신속하게 반영할 수 있도록 노력할 것이다(사무처장회의 2008.1.7.).
1) 통합 양업 시스템 개발 비용에 관해 들었으며, 매년 교무금 정리에 필요한 통장 등의 소모품은 무상으로 지원될 것이다.
2) 데이터 통합을 위해 (주)평화드림 전산센터(평화IS)를 통하여 정합 서버를 설치하고, 그 운영과 관리에 관해서는 각 교구가 평화IS와 개별 계약을 체결하여야 한다.
3) 현재 사용하고 있는 통장 프린터 등은 프린터 드라이버를 설치하여 활용할 수 있다.
4) 필요한 문서 양식은 내려받기하여 사용할 수 있다.

* 통합 양업 시스템 개발을 위한 사목행정 표준화를 위한 사목 문서 양식 변경
1) 사목 문서의 형태는 성사 대장은 가로 문서로, 성사 증명서와 각종 통지서, 교적 양식은 세로 문서로 작성하며, 모든 문서를 A4로 통일한다(사무처장회의 2007.1.8.).
2) 작성 세례대장은 세례 증명을 위한 조서이므로 이를 근거로 세례대장에 기록하고 세례증명서를 발급하여야 한다. 이에 따라 재작성 세례대장은 ‘재작성 세례대장 작성 조서’로 대체하고, 세례를 증명하는 증명서로 세례증명서를 발급하므로 재작성 세례 증명서는 폐기한다(사무처장회의 2007.1.8.).
3) 세례대장에는 기존과 같이 견진, 혼인성사의 기록을 계속 기재한다(사무처장회의 2007.1.8.).
4) 세례증명서는 현재의 형태를 유지한다(사무처장회의 2007.1.8.).
5) 성사 대장과 증명서 등에 영명축일과 성명의 한자, 본적은 기록하지 않는다. 또한, 당사자가 아닌 부모, 대부모의 주민등록번호를 표기하지 않고 생년월일만 기록한다. 다만, 영명축일은 예비신자 신상카드에 기재하여 본당 사목활동 자료로 활용한다(사무처장회의 2007.1.8.).
6) 견진 성사 대장에서 부모의 생년월일을 삭제하고 세례 성사와 교적 사항을 삭제하며, 견진번호 칸에 ‘호’의 기록 공간을 넉넉하게 두기로 한다(총대리회의 2007.1.18.).
7) 견진 성사 통지서에서 “대부모”, “부모”, “교적”, “주소”를 삭제한다(총대리회의 2007.1.18.).
8) 견진 성사 통지서 접수확인서에서는 “대부모”를 삭제한다(총대리회의 2007.1.18.).
9) 견진증명서는 현재 견진성사 수여에 대한 증명 내용 가운데 과거의 주소는 정확성과 성사 수여 증거 여부에 불필요하며, 교적의 세대주는 삭제한다(사무처장회의 2007.1.8.).
10) 혼인증명서의 신랑, 신부 주소는 혼인성사 수여 사실을 증명하는 중요한 요소가 아니므로 삭제한다(사무처장회의 2007.1.8.).
11) 혼인 성사 통지서에서는 “회신용”과 “신랑”, “신부” 란을 삭제한다(총대리회의 2007.1.18.).
12) 문서에 표기되는 용어는 ‘성당’이 아닌 ‘본당’으로, ‘년도’라고 하지 않고 ‘년’으로 한다(사무처장회의 2007.1.8.; 주교회의 2007년 춘계 정기총회).
13) ‘대세자 대장’을 따로 두지 않고 ‘세례 대장’을 유일한 세례 기록 문서로 두되, ‘세례 대장’에 ‘대세’에 관한 정보를 부기한다. ‘비상 세례’ 대신 ‘대세’라는 용어를 그대로 쓴다(사무처장회의 2007.1.8.; 총대리회의 2007.1.18.; 주교회의 2007년 춘계 정기총회).
14) 입력 근거 문서로 예비신자 신상카드에 예비신자의 필수 입력 항목(전자우편 주소 삽입)을 제외한 직장, 학력 등은 기재 선택사항으로 하고, 혼인에 관한 사항은 미혼, 기혼, 기타로만 하고 세례신청서(세례일 유지) 양식을 추가로 제작하여 혼인에 관한 사항은 담당 사제 면담 때 처리사항과 함께 기재한다(사무처장회의 2007.1.8.).
15) 세례 대장에서 “장소”를 “집전 장소”로 변경한다(총대리회의 2007.1.18.).
16) 비상 세례 성사자 대장에서 “건강 상태”는 삭제하고 “병명”을 “사유”로 교체한다(총대리회의 2007.1.18.). → ‘비상 세례’ 대신 ‘대세’ 사용.
17) 병자 성사 대장에서 “연령”을 “생년월일”로 바꾼다(총대리회의 2007.1.18.).
18) 망인 대장에서 “연령”을 “생년월일”로 바꾸고, “노자성체일”과 “교적 번호”를 삭제한다(총대리회의 2007.1.18.).
19) 통합 양업 시스템에서 ‘냉담자’라는 용어를 대체하여 ‘쉬는 교우’로 사용하고 있는 것과 관련하여, ‘냉담자’를 ‘냉담 교우’로 순화한다(사무처장회의 2010.1.18.).
20) 주민등록번호를 제외하고는 개명 등을 비롯하여 개인 정보가 모두 변경 가능하므로 주민등록번호가 개인 식별 번호로 사용될 수 있다. 통합양업시스템에서 주민등록번호를 입력하기 위해서는 정부 방침에 따라 ‘개인정보 수집 이용 및 제공 조회 동의서’를 받아야 한다(사무처장회의 2013.8.14.).


7. 선종 사제의 유언장과 유품 관리

1) 선종 사제의 유품 보존 관리와 사제 관련 서류의 표준안 마련 건의와 관련하여, 표준안을 만들더라도 구속력을 지니고 교구 공통 적용 지침으로 활용되는 것이 아니므로 필요한 교구가 타 교구에 참고 자료를 요청하여 활용하는 것이 더 실질적이고 바람직하다. 참고로 서울대교구와 수원교구는 규정집이 완성된 상태이며 서식의 종류가 많다(사무처장회의 2012.1.12.).
2) 선종 사제 유언장 효력에 대한 법률 검토에 대해서는 신부님 각자의 정리가 가장 우선 되어야 할 부분으로 민법상 효력을 갖기 위해 공증, 본인의 이름과 날짜, 서명이 있어야 한다(사무처장회의 2012.1.12.).
3) 사제 유서와 관련하여 저작권 문제가 민감한 사안이므로 미리 정리해 두어야 한다(사무처장회의 2013.8.14.).


8. 외국인 사목에 필요한 문서

1) 거주 외국인들을 위하여 ‘혼인 문서 양식’ 5종(혼인 신청서, 혼인 전 당사자의 진술서, 혼인 공시, 혼인 장애 관면서, 혼인 통지서)과 ‘혼인 예식’에 대한 영문 번역문(주교회의 상임위원회 2007년 8월 16일 회의 승인)을 제공하고 있다.
2) 외국인 사목에 필요한 양식이 있다면 주교회의 홈페이지를 통하여 교구별로 활용할 수 있다(사무처장회의 2008.1.7.).


9. 교구 사제 수품자의 재학 기간 행적에 관한 서류

사제품 후보자의 수품에 필요한 서류와 교구 사제 수품자의 재학 기간 행적에 관한 서류의 보관 원칙은 다음과 같다(주교회의 2010년 추계 정기총회).
1) 원칙적으로 행위(문서)가 이루어지고 기록된 곳(교구-교구, 신학교-신학교)에 문서를 보관한다.
2) 각 신학교마다 문서 관리가 상이하므로 교구 신학교는 해당 교구장(관구신학교인 광주가톨릭대학교는 제외)과 상의한 후 각 지역 실정에 따라 보관하되, 교구에서 필요로 하는 사항은 언제든지 열람하고 (사본을) 이관할 수 있도록 한다.
3) 보존 연한은 정하지 않는다(역사성을 확보하기 위해 무기한).


10. 사제 인사 발령 때 사용되는 용어

1) 성직자가 질병으로 인하여 몸과 마음을 보양하는 경우 ‘요양’ 대신 ‘휴양’이라고 하기로 하고, 성품권이나 통치권, 직무의 일부나 전부를 금지시키는 징벌인 ‘정직’(suspensio)은 본인에게 통보할 때 사용하고, 인사이동 발표에는 ‘휴직’을 같은 의미로 사용한다(주교회의 2009년 추계 정기총회).
2) 사제품은 남아 있으나 모든 소임에서 해임되고 성무 집행이 전면 금지되는 경우 본인에게 통보할 때는 ‘제명’(dimissio)을 사용하고, 인사이동 발표에는 ‘면직’을 사용하는 것을 원칙으로 한다(일반적으로 환속을 의미함)(주교회의 2009년 추계 정기총회).
3) 타교구로 이적하거나 수도회로 이적한 경우 ‘면직’을 사용하는 경우는 ‘이적’이라고 하기로 하고 괄호 안에 excardinatio를 표기하고, ‘대기’는 징계의 일환이든, 단순한 발령 전 ‘대기’이든, 사정에 따라 교구장의 재량으로 사용하기로 한다(주교회의 2009년 추계 정기총회).
4) ‘제명’(dimissio)은 사법 절차를 거치지 않고서는 부과될 수 없으므로, 현재 인사 명령에서 정직(suspensio, 휴직과 동일한 의미)과 면직(파면, 환속, 독신관면 등의 의미)의 개념만 구분해서 쓰는 것이 바람직하다(주교회의 2012년 춘계 정기총회).


11. 한국 천주교회 온라인 주소록

사제의 인사이동과 주소 변경 등이 제때에 반영되지 못하는 점을 개선하고자 2011년 4월 24일부터 개통된 ‘한국 천주교 온라인 주소록’(http://directory.cbck.or.kr)의 업데이트는 각 교구에서 권한을 갖고 관리하는 것이 원칙이며, 교구의 변경 사항이 제때에 반영될 수 있도록 한다(사무처장회의 2010.8.10.; 2011.8.9.).


12. 한국 천주교회 통계

1) 교구 통계 작성 시, 교구가 거주 미상자를 일괄적으로 관리할 경우 관련 항목(신자수, 전출자, 전입자, 냉담자)의 집계에 누락되지 않도록 주의하여야 하며, 전출자?전입자 집계와 관련하여, 교구 내 전출자와 전입자의 합계가 동일하여야 한다. 모든 교구에서 오차가 발생하고 있으니, 전출 전입 업무 처리와 집계의 개선이 필요하다.
2) ‘냉담교우’ 조사는 부정적인 의미의 용어 사용과 불명확한 조사 기준에 따른 실효성에 문제가 있으므로 본당 내에서 조사한 자료를 본당 사목에 활용하더라도, 「한국 천주교회 통계」에서는 삭제한다(주교회의 2011년 춘계 정기총회).


13. 교구와 수도회 간에 필요한 서식

교구와 수도회 간에 통일된 서식을 사용하도록 주교회의 사무처가 남녀 수도회와의 협의를 거쳐 기존의 서식(3종)을 수정하고 보완하여 제안한 서식 개정안(4종)은 주교회의 홈페이지에서 서식을 받아 쓸 수 있다. 단, 수도원의 신설(설립)에 대한 부분은 오해를 피하기 위해, 「한국 천주교 사목 지침서」 제26조에 제시된 대로 ‘수도회 분원(수도원)’이라는 표현을 쓰기로 한다(주교회의 2010년 춘계 정기총회).

기존 서식(3)

개정 서식(4)

․수도회 진출과 활동에 대한 교구장 승인과 계약서 ․수도회 진출에 대한 청원과 교구장 승인서
․사도직 활동 위탁 의뢰서 ․사도직 활동 위탁 계약서
․사도직 활동 위탁 계약서 ․사목구 파견 계약서
  ․수도회 분원(수도원) 설립 동의서